Forrás: PCWorld | Horváth Máté | 2015.04.06.

A megfelelő beépülők és praktikák segítségével gyorsabban és kényelmesebben használhatjuk a népszerű levelezőszolgáltatást.

Csak úgy repül az idő; mintha tegnap lett volna, mikor a Google elindította saját levelezőrendszerét, a Gmailt. Már a bemutatkozást követő első hónapokban sokan megkedvelték az új jövevényt, és a meghívásos rendszernek köszönhetően a felhasználók között is egyre ismertebb lett a szolgáltatás. Az amerikai vállalat promóciója jól sikerült; futótűzként terjedt a Gmail híre, és sokan sutba dobták a magyar szolgáltatóknál regisztrált felhasználói fiókjukat, hogy használatba vehessék a Google rendszerét.

A sikerért azonban meg kellett küzdeni; a fejlesztésért felelős csapatnak nyolc évébe és rengeteg munkájába került, hogy a világ egyik vezető levelezőszolgáltatásává emeljék és világsikerre vigyék a Gmail márkanevet. A nagy piaci versengés közepette azonban eltelt egy évtized, és ezalatt a tíz év alatt rengeteg változáson esett át a Google levelezőrendszere. Most azokat a praktikákat vesszük szemügyre, amelyek segítségével még rugalmasabban és kényelmesebben használhatjuk a világ talán legnépszerűbb e-mail szolgáltatását.

A hatékony felhasználó

Minden eszköz csak annyira hasznos, amennyire gazdája ki tudja aknázni. Amennyiben hagyjuk elszaporodni olvasatlan e-mailjeinket, és fölösleges hírlevelekre és egyéb promóciós listákra vagyunk föliratkozva, akkor a levéláradat ellen vívott csatánk a hasznos technikai megoldások ellenére, teljesen hiábavaló lesz. Nézzük meg, milyen taktikákkal tarthatjuk tisztán elektronikus postaládánkat.

Kevés szabadidőnkből nehéz kikanyarítani pár órát olyan unalmas dolgok elvégzésére, mint e-mail fiókunk rendbe szedése, de lelkesítsen minket az a tény, hogy csak egyszer kell elvégeznünk a feladatot. Amennyiben túl sok e-mail gyűlt össze postaládánkban, ne kezdjünk el egyenként pusztítani olvasatlan leveleink között. Tárhelyünk bőven akad, ezért jelöljük ki az összes, még meg nem nyitott e-mailünket, és archiváljuk őket. Így fölösleges leveleink már nem lesznek szem előtt, és akkor sincs probléma, ha még szükségünk lenne közülük egy-egyre, hiszen az archivált elemek között megtaláljuk őket.

Ezután regisztráljunk az unroll.me oldalán, és a szolgáltatás segítségével szabaduljunk meg minden fölösleges és szükségtelen hírlevéltől. Két egyszerű szabály betartásával tisztán is tarthatjuk fiókunkat. Első szabály, hogy kizárólag olyan listára iratkozzunk föl, amely tényleg értékes információt tartalmaz. Második szabály, hogy használjuk a beépített szűrő- és címkerendszert leveleink kategorizálásához. Utóbbi megoldás teljesen átláthatóvá teszi digitális levelesládánkat, és segítségével akkor is tartani tudjuk majd a frontot, ha naponta az átlagosnál több levelet kapunk.

Fájlkezelés és csatolmányok

Hogy megkönnyítse a felhasználók életét, a Google beleépítette Drive szolgáltatását a Gmailbe, így levelünkhöz pár kattintással hozzáadhatunk bármilyen fájlt és mappát cloud meghajtónkról. Ez a módszer jóval gyorsabb és egyszerűbb, mint a megszokott csatolás, amikor a fájlt mellékletként töltjük föl a levélbe. További előnye, hogy mappákat is megoszthatunk anélkül, hogy bármilyen méretkorlátozásba ütköznénk.

Kereső kulcsszavak

Operátorok használatával sokkal pontosabban és gyorsabban kereshetünk leveleink között; csak annyit kell tennünk, hogy a keresőbe beírt kulcsszavak mellé adjuk a megfelelő utasítást. Például ha egyvalakitől beérkezett e-mailek között kutatunk, használjuk a [from:] operátort: [from:valaki@pcworld.hu gmail tippek]. Másik hasznos kulcsszó a [has:attachment], aminek használatakor csak azok a levelek jelennek meg, amelyeknek van csatolmányuk. Amennyiben szűkíteni vagy épp kiterjeszteni szeretnénk a keresés helyét, akkor használjuk az [in:] utasítást. Pl. [in:all, in:archive, in:trash]. Végül, de nem utolsósorban az [is:] kulcsszó is jó szolgálatot tehet. Ha tudjuk, hogy keresett levelünk olvasatlan volt, így szűkíthetjük le a kört az olvasatlan üzenetekre: [is:unread]. Egy Gmail-nindzsa a következőképpen találja meg áldozatát a levélrengetegben: [in:inbox has:attachment is:unread from:valaki@gmail.com PC World]. Az operátorok teljes listája itt található.

Szűrők és címkék

A Gmail automatikusan négy kategória alapján szortírozza a beérkező leveleinket; közösségi, promóciók, frissítések, fórumok. Ez a nemrég érkezett újítás kinek tetszik, kinek nem; viszont mindkét tábor megtalálja a számítását, mivel ez a szűrőrendszer teljes egészében kikapcsolható a beállítások között, a [Címkék] fül alatt. Bárhogy is járunk el, a címkerendszer nagy hasznunkra lehet a levelek kategorizálásában. Saját kategorizálás kialakításhoz a beállítások között, a [Címkék] menüpontban adjuk hozzá a számunkra szükséges elemeket: munka, család, barátok, hírlevél stb.

Szűrők: jól beállítva helyettünk válogatják szét beérkező leveleinket

Ezután a szűrők konfigurálása következik, aminek a legegyszerűbb módja, ha az épp beérkezett levelekre vonatkozóan állítunk be szűrési szabályokat. Például ha kaptunk egy e-mailt a kollégánktól, nyissuk meg a levelet, a jobb felső sarokban kattintsunk a [Továbbiak] menüpontra, és válasszuk az [Ilyen üzenetek szűrése] lehetőséget. A következő ablakban, alapesetben csak kattintsunk a [Szűrő készítése a keresés alapján] gombra a jobb alsó sarokban, majd a következő lépésnél adjuk meg, melyik címke alá sorolja a rendszer az ilyen típusú üzeneteket. Mielőtt még létrehoznánk a szűrőt, érdemes beállítani a [Soha ne legyen spam], illetve a [Szűrő alkalmazása az egyező beszélgetésekre is] opciót. Ezzel a módszerrel bármilyen beérkező levelet kategorizálhatunk, ami később sokat segíthet a levelek prioririzálásánál.

Kulcsgombok a Gmailben

Sokat csökken a produktivitásunk, ha mindig az egér vagy az érintőpad után nyúlunk gépelés közben. Ezt a kellemetlenséget hivatottak megelőzni a Gmail kulcsgombok, amelyek használatával hatékonyabban tudunk e-mailezni. A [c] betű a szerkesztőablakot nyitja meg, az [r] lenyomása után azonnal írhatjuk válaszlevelünket, a [/] jellel pedig a keresődobozba ugrik kurzorunk. A Labsnak hála a kulcsgombok terén sincs megkötve a kezünk; az [Egyéni billentyűkódok] üzembe helyezése után, a beállítások között, a [Billentyűkódok] fül alatt átállíthatók lesznek az alapértelmezett kulcsgombok.

Több Gmail-fiók egyidejű használata

Kevesen tudják, hogy a Chrome böngésző segítségével egyszerre több felhasználóval is bejelentkezhetünk a Gmailbe. Előnyös lehet két fiókot használni, ha szeretnénk teljesen elkülöníteni személyes és üzleti jellegű leveleinket, vagy több olyan tevékenységet végzünk, amelyek teljesen elszeparált fiókot igényelnek. Az egyidejű használathoz indítsuk el a Google böngészőjét, és a megszokott módon jelentkezzünk be Gmail-fiókunkba. Ezután kattintsunk a jobb felső sarokban található profilképre, majd válasszuk a [Fiók hozzáadása] opciót. Miután a következő oldalon bejelentkeztünk második felhasználónkkal, a profilképre klikkelve tudunk váltani a fiókok között. Ezzel a módszerrel mindkét fiók megtartja egyedi beállításait, és kényelmesen, de külön kezelhetjük e-mailjeinket. Hogy egyszerűbb legyen megkülönböztetni a két fiókot, használjunk különböző profilképeket, és az egyik Gmail-felhasználónknál állítsuk át a témát a beállítások, témák menüpont alatt. Alternatívaként használhatunk két böngészőt vagy incognito ablakot is egyszerre több fiók kezeléséhez.

Hiányzó elemek

A felhasználóknak nincs okuk panaszra, hiszen a beépített funkciókkal jelenleg is tökéletesen használható a Google levelezőszolgáltatása. Viszont vannak külső fejlesztők, akik továbbgondolták az e-mailezéssel kapcsolatos megoldásokat, és olyan problémákra kínálnak gyógyírt – a legtöbb esetben teljesen ingyen – amelyek kényelmesebbé és gyorsabbá tehetik a levelezésünket. Az egyszerűség kedvéért összeszedtük (a PC World Pluson is elhelyeztük) és a következő oldalon fölsoroltuk a hat legjobb beépülőt, amivel hatékonyabban használhatjuk szeretett Gmail-fiókunkat.

Hasznos beépülők

Rapportive

A Firefox és Chrome böngészőkben is telepíthető Rapportive egyszerűsíti az üzleti kapcsolatépítést. A beépülő telepítése után a megnyitott e-mailek mellett, a jobb oldali sávban láthatjuk az levelek küldőjének LinkedIn-adatait, ami nagy segítséget jelent a professzionális kapcsolatok kialakításában.

Gmail Checker Plus

A Gmail webes felületéhez bármelyik böngészőből hozzáférhetünk, azonban az új levelek érkezéséről nem kapunk figyelmeztetést. A személyre szabható Gmail Checker Plus a böngésző jobb felső részében jelzi, ha e-mailünk érkezett, és egy előnézeti ablakban válnak elérhetővé olvasatlan leveleink.

Gmail offline

Kellemetlen, ha megszakad az internetkapcsolat, és nem tudunk hozzáférni leveleinkhez. A Gmail Offline Chrome böngészőmodul ezt a problémát orvosolja. Leveleinkhez nemcsak hozzáférünk, de internetkapcsolat nélkül írhatunk és küldhetünk leveleket, amelyeket újracsatlakozáskor kézbesítünk.

MxHero for Chrome Rengeteg új funkcióval bővíti a Gmail-képességek tárát az MxHero Chrome-hoz készült beépülője. Segítségével követhetjük, hogy hányan nyitották meg a leveleinkbe foglalt linkeket és mellékleteket; önmegsemmisítő levelet küldhetünk, vagy megadhatunk egyedi küldési időpontokat is.

Followup.cc

A followup szolgáltatásával, egyszerű e-mailek segítségével, közvetlen a Gmail-fiókunkból készíthetünk emlékeztetőket. Például, ha egy beérkező e-maillel később szeretnénk foglalkozni, csak küldjük tovább a jövőbe – tomorrow@followup.cc – és már be is állítottuk emlékeztetőnket.

Sidekick

Amennyiben szeretnénk megtudni, hogy elküldött e-mailjeinket kik és mikor nyitották meg, használjuk a Sidekick ingyenes megoldását, és egy gyors telepítés után már követhetjük is elküldött leveleinket. Bónusz, hogy a levélben található linkeket is figyeli a program, és Chrome beépülő is jár hozzá.

(Nyitókép: Cairo)